Свяжитесь с нами

Нужна информация?

Enter F.A.Q.

Нужна информация?

Enter F.A.Q.
>  Новости  >  Как правильно ставить задачи, чтобы избежать срывов
Как правильно ставить задачи, чтобы избежать срывов
Внутренняя атмосфера разрушается в большинстве случаев неспособностью людей правильно ставить задачи. Как ни парадоксально, но это факт...

Если

     Января 15, 2018             Развитие навыков     
    Комментариев: "2"              4 мин.   
тересованы поддерживать в своем коллективе или со своими коллегами гармоничные отношения, то научитесь ставить задачи правильно. Как это делать и почему это важно объясняется в нашей статье.

Большая часть сотрудников и руководителей, ставя задачу, не имеют представления о том, как правильно отрабатывать комментарии и реакции коллеги. Это приводит или к жесткому переходу на «ты должен» или к невнятным постановкам задач. Чаще всего именно это является причиной нежелания ставить задачи. В итоге срывы, срывы и пояснения из серии «Я думал это и так понятно».

Давайте представим ситуацию, когда вы ставите задачу, а вам говорят:

— Прости, я занят;

— Я не понимаю, как выполнить эту работу;

— У меня сейчас есть более важные задачи;

— Сделаю, как будет время.

Или просто отказываются поддерживать беседу, кивают или отвечают что-то из серии «угу». По опыту нашей компании большинство проблем можно было бы избежать, если соблюдать элементарные правила постановки и приема задач. Давайте зафиксируем ключевые шаги при постановке задачи.

Шаг 1. Сформулируйте результат, который можно увидеть

Представьте, что вы говорите рекрутеру: «Найдите мне менеджера по работе с клиентами». На ваш взгляд, все понятно, но когда задача считается выполненной?

Когда рекрутер вам привел потенциальных кандидатов?
Когда рекрутер отобрал вам специалистов?
Когда рекрутер получил ваше согласие принять кандидата?

Результат — это визуализированная ситуация, при которой работа считается выполненными обеими сторонами. Это является первой причиной будущих конфликтов и фраз из серии: «Я думал это и так понятно». Руководитель, который игнорирует данный шаг, автоматически портит атмосферу, отношения и, конечно, демотивирует хорошего сотрудника. Сотрудник не виноват в том, что руководитель не в состоянии сформулировать задачу таким образом, чтобы было понятно, что он хочет в итоге получить.

Сообщите, что должно быть в результате выполнения задачи?

Шаг 2. Сформулируйте, что зависит от результата. Цель

Любую задачу можно выполнить по-разному. Даже уборщица может выполнить свою работу на разном уровне качества. Для этого она должна сама принимать решения. Но чтобы она могла это делать, ей нужно понимать, ЗАЧЕМ ей выполнять уборку.

Парадокс, но именно ЦЕЛЬ позволяет ей подключить свой опыт и интеллект, чтобы принимать решения. Цель — это то, как вы будете использовать полученный результат. Может быть, к вам приезжает американская делегация, а, может, это рядовая уборка, где критерием качества является чувство удовлетворения одного человека. Именно цели определяют качество.

Опишите, зачем вам нужно решать задачу. Для чего вам нужен результат? Опишите, что зависит от выполнения задачи.

Шаг 3. Определите срок (даже если это невозможно)

Определиться со сроком нужно обязательно. Причина в том, что отсутствие срока вынуждает переходить вас на формат «Напоминания», «Просьбы» или создавать конфликт. Ведь наличие срока позволяет вам прийти к человеку и задать вопрос, а отсутствие даже не дает этого права. Вам ничего не обещали. Думаете, что ответы в стиле «Постараюсь как можно скорее» дают вам эту возможность? Отнюдь.

Вариант 1. Если срок называете вы

Назовите срок, к которому вам нужно решить вопрос, если для вас срок важен. Объясняете, почему нужен именно такой срок. Поясните − это просто «хочу» или есть объективные обстоятельства?

Вариант 2. Если срок называет исполнитель

Если вам не принципиально, то попросите назвать срок человека. Если он не может его определить, то вы просите указать время, когда он сможет назвать срок.

Что делать, если человек не может назвать срок?

Бывает, что невозможно назвать срок выполнения задачи по ряду причин. В этом случае попросите указать время, когда будет назван срок или определить срок обсуждения промежуточных результатов.

Шаг 4. Поясните, что для вас «хорошо выполненная работа»

Обязательно поясните, что в вашем понимании «Отлично сделано». Назовите эти критерии. Как вы определите, что работа выполнена на 5? Подумайте. Это важно, т. к. хорошо выполненная задача для коллеги и для вас понятия разные.

Шаг 5. Попросите повторить эти пункты и спросите «Принята ли задача в работу?»

Играли в «испорченный телефон»? Думаете, что человек правильно все запомнил и также расставил акценты? Попробуйте повторить эти пункты, чтобы убедиться в обратном.

Вы удивитесь, узнав то, что в ряде случаев после вопроса «Принята ли задача в работу?» вы услышите «Пока не знаю».

Если же вы не задали свой вопрос, то можете оказаться в такой ситуации: вы пришли в назначенный срок и слышите «А я думал, что мне нужно начинать только после того, как…».

Шаг 6. Ключевая просьба

Попросите сообщить по выполнению, и в случае изменений сроков или возникновения новых вопросов согласование на тебе.

Нюансы и сложности при постановке задач

Основная ошибка при постановке задач — это игнорирование пунктов данного правила. Это приводит не только к срыву задачи, но и к ухудшению отношений в результате взаимных обвинений в непонимании: «Это и так было понятно...». Именно ввиду последнего фактора нарушение правила постановки задач считается разрушением атмосферы в коллективе.

Поэтому:

  • если вы не спросили «Принял ли ты задачу?», то ответственность за ее невыполнение лежит на вас. Зачастую люди воспринимают постановку задачи за предварительную беседу. Учтите это;
  • никогда не принимайте задачи на бегу или в условиях, когда вас отвлекают. Скажите «Я не принял задачу»;
  • если вы видите, что сотрудника постоянно отвлекают, попросите обсудить вопрос в другом месте или в другое время;
  • если вы не обсудили все пункты и задача не выполнена — ответственность за ее срыв лежит на вас, и только на вас!
  • если вы не понимаете какой-либо пункт, то не принимайте задачу в работу. Если же руководитель настаивает на выполнении задачи, сообщите, что готовы выполнить его инструкции, но не несете ответственности за результат.
Что делать, если коллега начинает вам рассказывать о своей занятости, загрузке и более важных вопросах?

Вы должны прервать его, пояснив, что вы не его руководитель и попросить решить эти вопросы со своим руководителем. Вам нужно только получить ответы на свои вопросы. Обычно вам рассказывают о сложности только для того, чтобы не отвечать на ряд ваших вопросов.

Что делать, если коллега не хочет или не может вам назвать никакой срок?

В этом случае вам нужно пояснить ему, что по этому вопросу ему следует обратиться не к вам, а к своему руководителю. После уточнить, когда он выяснит данный вопрос.

Что делать, если коллега не отвечает на ваши вопросы, но при этом отказывается обращаться к своему руководителю?

В этом случае вам следует обратиться к своему руководителю с пояснением ситуации и потребовать решить вопрос. Сотруднику в этом случае проговорить, что ввиду того, что вы не можете получить нужный результат, а обращаться к своему руководителю он отказывается, вы передаете решение вопроса к своему непосредственному руководителю. И ждете его инструкций, что вам делать, т. к. ситуация патовая.

Что делать, если коллега рассказывает вам о проблеме, которая не позволяет ему решить ваш вопрос?

Ни в коем случае нельзя автоматически принимать на себя ответственность за решение данной проблемы или бежать помогать ее решать, даже если вам кажется, что вы способны это сделать. Обычно таким образом специалист перекладывает с себя ответственность на вас.

Позже он скажет: «Я же говорил, почему не получится…».

Поясните, что в ваш круг обязанностей не входит решение вопросов данного специалиста. У вас другие задачи и другая работа. Если же вы все-таки хотите помочь решить вопрос, то проговорите это: «Ты хочешь, чтобы я помог тебе решить вот этот момент…?». Поясните, что вы будете решать не свой вопрос.


Руководитель компании IT-Мастерская

Поделиться:

Комментариев: " 2 "

     через fb

18 Мая 2018
     через vk

18 Мая 2018
ITM, 2017